O slogan do Governo “uma nova era nas relações entre os empregados, empregadores e o Governo” nos convida a seguinte reflexão: Estamos diante de mais uma obrigação complexa que irá consumir uma quantia enorme de recursos dos contribuintes. Ou diante de uma oportunidade de melhorar os nossos processos internos visando reduzir o retrabalho e criarmos uma agenda única entre os departamentos de gestão de pessoas, departamento de pessoal, tecnologia da informação, jurídico e a contabilidade?
Sabemos que o objetivo do projeto e-Social é aumentar ainda mais a transparência nas relações entre as empresas e seus empregados, além de melhorar a eficiência e a eficácia na fiscalização, reduzir a burocracia e reduzir as fraudes que ultrapassam a casa do bilhão.
Podemos somar as fraudes, cifra quatro vezes maior relacionada a erros nas informações, ausência de controle dos dados, inconsistências de registros, atrasos no envio das informações ocasionando multas e falhas na gestão do ciclo de vida dos documentos fiscais.
O e-Social é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do e-Social, armazenando-as no Ambiente Nacional do e-Social, possibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
Foi aprovado, com a publicação Ato Declaratório Executivo SUFIS Nº 05/13 (DOU de 18/07/2013), o leiaute dos arquivos que compõem o e-Social, que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014.
O empregador deverá transmitir o arquivo/lote com 50 empregados, cada arquivo terá um recibo de envio e inicialmente será utilizado o modelo de transmissão assíncrona, quando não é estabelecido, no receptor, nenhum mecanismo de sincronização relativamente ao emissor, e futuramente será síncrona, quando, no dispositivo receptor, é ativado um mecanismo de sincronização relativamente ao fluxo de dados proveniente do emissor.
A título de exemplo, uma empresa, que possui em seu quadro 10.000 colaboradores, deverá transmitir 200 arquivos/lote deverá receber e armazenar 10.000 recibos de transmissão.
Diferentemente do modelo SPED Fiscal ou Contábil, para o e-Social não haverá uma auditoria ou validação prévia das informações transmitidas com base no layout disponibilizado. Desta forma, o programa de recepção levará em conta a integridade das informações referentes ao CNPJ do empregador, número do PIS, data de nascimento do funcionário, número de identificação do trabalhador, CPF, inscrição do contribuinte individual, dentre outros dados.
Todas as informações do e-Social serão armazenadas em 8 tabelas:
a) Rubricas da folha de pagamento;
b) Lotações e Departamentos;
c) Cargos;
d) Funções;
e) Horários de trabalhadores;
f) Estabelecimentos e obras de construção civil;
g) Processos administrativos e judiciais; e
h) Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO – Órgão Gestor de Mão de Obra.
O cronograma de implantação estabelecido pelo e-Social seguirá a seguinte ordem:
• Empresas tributadas pelo Lucro Real
• Cadastramento inicial deve ser feito até 30/04/2014
• O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar até 30/05/2014
• Substituição da GFIP a partir de 07/2014
• MEI e Pequeno Produtor Rural
• Implantação do e-Social com Recolhimento unificado – final do 1º semestre de 2014
• Empresas tributadas pelo Lucro Presumido e Empresas do Simples Nacional
• O Cadastramento inicial deve ser feito até 30/09/2014
• O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar até 30/10/2014
• Substituição da GFIP a partir de 11/2014
Considerando a complexidade na captura, organização, adequação ao leiaute e envio das informações, recomenda-se a criação de um processo de gestão de arquivos digitais que contemple as informações de folha, saúde e segurança do trabalho, cadastro de processos judiciais e administrativos e autônomos.
Adicionalmente, devemos considerar o preenchimento dos campos obrigatórios, a validação da entrada de dados, validação prévia e a adoção de ferramenta automatizada de workflow incluindo a gestão das equipes responsáveis pela carga, validação e a definição dos aprovadores.
Além da organização das equipes e dos processos, para obter sucesso na implantação do e-Social, devemos destacar os fatores críticos de sucesso relacionados à tecnologia da informação, dentre os quais devemos considerar a disponibilidade de infraestrutura para armazenamento dos recibos, capacidade de processamento, link de comunicação de dados e utilização dos webservices disponibilizados pelo projeto e-Social.
Para as empresas que ainda não iniciaram o projeto ou que gostariam de adequar as melhores práticas, segue algumas orientações finais:
• Revise os processos internos
• Elabore um plano de ação
• Defina prazos e responsáveis incluindo os terceiros
• Ajuste os prazos e processos de acordo com o cronograma do e-Social
• Fique atento aos períodos prescricionais
• Envolva o departamento jurídico
• Verifique as verbas e as incidências.
• Busque apoio dos especialistas
O prazo de 30/04 para carga inicial trará inúmeros riscos para as empresas o que já demanda toda a atenção com relação ao cadastro dos funcionários, dados do empregado e empregador, identidade do funcionário, conta corrente, tabela de cargos e salários e tabela dos estabelecimentos, dentre outros riscos inerentes a todo o processo de mudança do meio físico para o eletrônico.
Entretanto, para as empresas que enxergarem o projeto como uma oportunidade será um ótimo momento para a criação de um modelo de governança de processos, orientado a gestão de eventos e não apenas ao atendimento das obrigações sem capturar benefícios. Além disso, elevar o nível de maturidade com transparência e qualidade das informações e atendimento inequívoco dos prazos é o sonho de consumo de qualquer empresa.
* Por Antonio Gesteira, diretor executivo da Vinco Soluções Tecnológicas, empresa brasileira especializada em soluções de integração e migração de dados fiscais para empresas de informática e escritórios de contabilidade.
