A emissão de documentos eletrônicos, como Nota Fiscal Eletrônica (NFE) e Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), segue uma série de regras determinadas por decretos e resoluções da Secretaria da Fazenda – a Sefaz – de cada estado brasileiro. Por ser uma preocupação que tem fundamental importância no registro das operações comerciais das empresas, a disposição de softwares que fazem esse trabalho em consonância com a legalidade é de grande valia.
No Paraná, a Sefaz tem como norma que todos os estabelecimentos ativos inscritos no Cadastro de Contribuintes do ICMS (CAD/ICMS) sejam automaticamente credenciados no ambiente de homologação para transmitir a NFE e a NFC-e. Mas, para que as notas sejam produzidas em um ambiente com validade jurídica, é necessário que o empresário escolha um software emissor que esteja em conformidade com as especificações técnicas determinadas pela pasta.
No mercado de sistema de gestão de empresas, há algumas opções grátis que garantem módulos eficientes para o lançamento das notas. Com esse tipo de software, os funcionários da empresa conseguem, após um treinamento com a equipe do sistema emissor, fazer o processamento de dados de cada nota de forma automatizada. Uma das vantagens de se ter esse tipo de integração: menos chances de erro e mais conformidade com o Fisco.
Ter um sistema de gestão empresarial, por essa razão, é um facilitador dentro da rotina do empreendedor. De modo simples, é possível configurar parâmetros do documento digital e incluir, a cada emissão de nota, apenas novos dados como data, detalhamento do produto, valor e impostos relacionados a ele.
Vale lembrar que os sistemas grátis oferecidos são, de forma geral, gerenciados online, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Com essa facilidade, o envio eletrônico da NFC-e ao cliente, por exemplo, se torna mais descomplicado e a NF-e pode ser exportada em formato XML para o destinatário.
É a ferramenta que cada vez mais substitui as notas impressas em papel no ambiente de trabalho, dando mais seguridade à área contábil e à financeira dentro da empresa.
Penso que os varejistas são os que mais se beneficiam ao contratar um ERP, visto que ter as informações integradas e enviadas sem erros e de forma segura ao sistema ajuda, e muito, os colaboradores que estão na frente de caixa. Afinal, são eles que estão na correria do atendimento direto ao público e são mais expostos a falhas.
Consulta a empresas credenciadas
Qualquer empresa de pequeno a grande porte que seja obrigada por meios jurídicos a emitir NFE ou NFC-e pode solicitar o credenciamento de um sistema que emita os documentos fiscais.
Há, entretanto, soluções gratuitas que já estão aptas no ambiente da Sefaz e que têm conhecimento integral dos requisitos técnicos da Norma de Procedimento Fiscal. Esses sistemas estão de acordo com as regras do credenciamento e dão todo o suporte ao usuário em caso de falhas de preenchimento, por exemplo.
Por fim, é importante saber se o sistema tem certificado digital no padrão do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o ICP-Brasil, responsável pelo credenciamento de identificações digitais no país. Com todos os quesitos preenchidos, o empresário está muito mais seguro para atuar de acordo com as exigências legais do estado.
*Robinson Idalgo – criador do Sistema Grátis. Mais informações no site: www.sistemagratis.com.br
