O recente caso da Americanas, a cada dia que passa, revela mais um segredo dessa verdadeira Caixa de Pandora. São quase 8 mil credores que têm a receber quase R＄ 42 bilhões.
A situação tem potencial para ser igual ou maior do que a da Petrobras (que acabou com mais de 10 condenações) ou mesmo da americana Enron Corporation, onde o dono da companhia e o gerente de operações financeiras foram presos.
As investigações conduzidas pela Comissão de Valores Imobiliários (CVM) e também pelo Tribunal de Justiça já começaram. À medida que elas avançam, todos os envolvidos, direta ou indiretamente, no escândalo contábil deverão aparecer. Vale destacar que a Americanas é auditada por uma das Big Four, principais auditorias do mundo, que também poderá ser responsabilizada por não identificar os erros.
É importante reforçar que assinar um balanço estatutário irregular é um crime passível de detenção, sem dizer dos prejuízos à marca, funcionários e acionistas, entre tantos outros stakeholders. É muito comum a crença de que apenas o contador ou o CFO sejam responsabilizados pelo balanço. Atenção CEOs, vocês respondem pelos seus!
E a grande pergunta é: Será que o escândalo da Americanas poderia ter sido evitado? A resposta é que poderia sim, melhor do que isso, ele poderia ser descoberto bem antes.
Atualmente, as inovações disruptivas trazidas pela tecnologia possibilitaram o desenvolvimento de sistemas capazes de coibir tanto práticas fraudulentas, quanto erros financeiros. Apesar de nessa situação as tecnologias terem sido colocadas em xeque por parte da grande imprensa, há que se colocar na peneira, separar o joio do trigo e destacar seus muitos privilégios. Afinal de contas, existem tecnologias e tecnologias.
As melhores soluções de conciliação contábil e financeira são construídas para serem integradas aos ERPs utilizados pelas empresas, capturando deles as informações necessárias de maneira fidedigna.
Sejam dados estruturados, como as informações do módulo financeiro do ERP, ou desestruturados, como uma planilha, as ferramentas são capazes de realizar a conciliação e avisar qualquer inconsistência encontrada no caminho.
Em soluções especializadas, todas as informações ficam salvas e prontas para serem aprovadas por até sete níveis escolhidos pela empresa: desde um analista financeiro até o CFO, passando pelas pessoas que fazem a auditoria interna e empresas parceiras de auditoria externa.
O diferencial é que quando existe essa trilha de auditoria, para cada nível aprovar o conteúdo, é necessário assiná-lo digitalmente, o que acaba com as situações em que um determinado indivíduo alega não saber sobre as contas aprovadas. Veja bem, não estamos falando de um ERP, mas de tecnologias que se integram e complementam ele.
Nessas ferramentas é possível também inserir documentos extras que provarão uma determinada operação, como o contrato de um empréstimo. Tudo fica atrelado ao processo, sendo um recurso importante para obedecer às práticas de governança da empresa.
Caso algo não esteja certo, como na prática de risco sacado onde um empréstimo não foi inserido ou os juros decorrentes não foram lançados, essas ferramentas indicam que a operação não será validada. Sobras de caixa, retiradas não justificadas e outras “estranhezas” também são apontadas.
Se antes as auditorias interna e externa trabalhavam apenas com os documentos oferecidos por colaboradores da empresa, que podiam omitir dados importantes propositalmente, agora todos trabalham dentro do sistema com as mesmas informações.
É o fim das auditorias por amostragem: com todos os dados analisados, se uma fraude acontecer, a própria auditoria não poderá se esquivar da culpa, já que assinou um parecer positivo.
Essa visão real do estado financeiro da organização pode ser acompanhada, inclusive, em tempo real. Se alguma inconsistência for encontrada, ela poderá ser apurada e resolvida.
A tecnologia também pode ser usada na análise de balanços patrimoniais e transações contábeis de exercícios anteriores, agindo preventivamente na eliminação de possíveis riscos.
Não à toa a principal barreira que encontramos para adoção das tecnologias é o receio de que elas exponham erros e fragilidades – muitas vezes humanas – até então escondidas em processos manuais, fragmentados e de “únicos donos”.
O caso da Americanas acendeu a luz amarela de muitas empresas que prezam pelo compromisso de seguir as leis vigentes. E a sua organização está disposta a correr esse risco?
*por José Luiz Moço, diretor executivo da Market Trends, empresa que distribui no país a solução BlackLine – software líder para automação e controle dos processos financeiros e contábeis – que é referenciada no Quadrante Mágico do Gartner.
