Open Frut implanta solução Matrix, no conceito SaaS, da W5 Solutions

Com quatro anos de existência a Open Frut, distribuidora brasileira de frutas e permissionária do CEAGESP, está buscando a consolidação no mercado através do seu diferencial de ser uma empresa que distribui frutas selecionadas com exclusividade a supermercados, hotéis e restaurantes para todo o País. Para conquistar essa meta, a Open Frut deu o primeiro passo e contratou a W5 Solutions para implantar a solução de gestão Matrix no conceito Software as a Service (SaaS). 

“Tínhamos uma solução anterior de gestão, mas não atendia às nossas necessidades. Decidimos ter uma solução mais abrangente e voltada ao varejo, e escolhemos a W5 Solutions. Nessa época, tínhamos acabado de conquistar uma grande conta, para atender 7 unidades, e precisaríamos ter uma boa infra-estrutura”, afirma a proprietária da Open Frut, Maria Aparecida Henrique.

O processo de pré-vendas e a implantação da W5 Solutions na Open Frut levou cerca de seis meses. Foram treinados dois funcionários por cerca de 1 mês para utilizar o sistema e atualmente a empresa tem a sua disposição os 16 módulos do sistema, como: ADM, Financeiro, Controle de Pedido, Venda, Estoque e Fluxo de Caixa. 

“No início da implantação tivemos dificuldades, principalmente porque estávamos com falta de recursos humanos. Agora contratamos mais funcionários e o sistema está funcionando bem. Ainda estamos utilizando apenas as funções básicas, mas sei do potencial do sistema. Outra coisa percebi é que a W5 Solutions tem uma proposta séria e oferece total suporte ao cliente. Eles são muito prestativos. Eles não vendem uma solução e depois largam o cliente com o ‘abacaxi’ nas mãos”, explica Cida. 

As principais melhorias verificadas foram no controle de mercadoria e também garantiu mais agilidade ao processo de vendas. “Compro muita mercadoria e não tinha muito controle. Antes recebíamos duas duplicatas do mesmo fornecedor com datas diferentes e bancos diferentes e pagávamos. Hoje o sistema barra e não permite que isso ocorra”, conta Cida. 

Em virtude da Open Frut não dispor de um sistema de gestão eficiente até então, o processo de prospecção de clientes foi suspenso. “Mas agora sabemos que estamos preparados para crescer. Esperamos que daqui 2 a 3 meses consigamos aumentar em 40% o volume de vendas. Queremos também diminuir os custos, ter todos os dados da empresa no sistema e gerenciar os relatórios para melhor gerir a empresa com números reais em mãos”, afirma Cida. 

O próximo passo da Open Frut é transportar todas as informações para o data-center da W5 Solutions. “Decidimos também mudar para a versão WEB, pois é bem mais seguro do que no nosso servidor. Aqui no Ceagesp sofremos de um problema sério, enchentes, várias vezes perdemos tudo e ficamos alagados. Então, é importante garantir a segurança das nossas informações e saber que estarão a salvo em outro local”, enfatiza Cida. 

Matrix

O sistema contempla os principais módulos de um ERP integrado (Recebimento, Faturamento Estoque, Financeiro, Fluxo de Caixa, etc) e traz inúmeras funcionalidades inovadoras para o dia a dia do usuário em virtude de ser baseado no conceito de workspace, como menu suspenso e flutuante, mini-telas e favoritos. Outra característica importante do conceito é a flexibilidade na abertura de várias janelas simultaneamente. O controle de acesso pode ser feito por usuário ou por grupo e possibilita a visualização somente das opções autorizadas a cada um.

Os módulos do Matrix são simples, de fácil utilização e trazem grande flexibilidade ao processo administrativo da empresa. Entre as facilidades estão: flexibilidade na aplicação de descontos e acréscimos fixos, histórico de todas as compras e vendas, previsão no fluxo de caixa desde o pedido, permite emissão de Nota Fiscal sem pedido, oferece estatísticas com drill-down até a NF entre outras funções. Outro módulo oferecido é o de Automação de Força de Vendas (AFV), que serve para equipamentos móveis como PDAs, e é totalmente integrado ao sistema.

De acordo com o Diretor Geral da W5 Solutions, Marcos Abellón, “ Estamos muito felizes com o resultado do Matrix. A solução de gestão atende às necessidades do varejo e é inovadora, pois pode ser adotada em vários formatos, incluindo o novo conceito SAAS”, conta. 

Sobre a Open Frut

A Open Frut abastece supermercados, hotéis e restaurantes e atende clientes de São Paulo, Cuiabá, Campo Grande, Brasília, Santa Catarina e Paraná. 

Perfil da W5 Solutions

A W5 Solutions foi fundada em 2003 e atende a empresas dos mais diversos segmentos, atuando principalmente em São Paulo, Rio de Janeiro e Bahia. A W5 Solutions desenvolve soluções customizadas na web e dispõe de profissionais altamente capacitados e certificados na plataforma de BI para oferecer consultoria, desenvolvimento e gerenciamento de projetos.  

 


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